提高管理體系認證審核有效性措施探討
發布日期：2018/4/27 瀏覽數：2130
根據近十年從事管理體系認證及認證機構管理的思考，現對提高管理體系有效性，降低認證風險的措施進行如下探討。
一 、關于認證主體及證書需求
由于現在的企業出于多種原因。在注冊時出現多種情況，以及企業為了使用方便或為了節省認證費用，在申請受理、合同評審、認證收費、審核安排、現場審核、認證決定時遇到幾個相關企業要單獨認證證書、要一張認證證書、要主證和分證、要在證書上寫幾個組織名稱、要寫總名稱并注明分名稱等情況，參考以下原則處理：
a) 幾個獨立的法人單位（獨立的營業執照，不同的企業名稱及公章）、同一法人代表、同一套管理班子、不同或相同的注冊地址、相同或多個生產地點，生產同一產品（申請相同地認證范圍），建立了以所有名義企業使用地一個管理體系，并統一運行。但又不是真正的包含若干下屬企業的集團公司，名義上是幾個獨立的組織，按規則應該按照單獨的企業認證和收費，但實際上是一個組織注冊了幾張營業執照，當組織要求統一認證，由同一審核組一次一并審核并按不同企業名稱分別頒發認證證書的要求：
1） 一并按不同的企業各自獨立的完整的申請材料；
2） 分別進行合同評審并填寫紀錄，并說明證書要求合企業之間的關系；
3） 在按總人數和相關專業對應的最高風險收費的前提下再適當填加審核費用；
4） 《審核計劃》統一安排，一份計劃書，人日數滿足總人日數的要求，專業能力支持全部產品、《任務書》和《審核計劃》上描述全部企業名稱；
5） 審核紀錄覆蓋全部產品；
6） 生產現場部再同一地點的按多現場對待；
7） 組長按不同企業名稱獨立編寫《審核報告》，獨立出《認證證書內容打印表》，并將審核紀錄按不同企業復印相應的份數，并分別交卷。
8） 分別做認證決定，證書分別編號。
注：這種情況主要適用：本是一個企業，但以父子、兄弟、夫妻各自名義分別注冊成不同公司；或者本是一個企業生產環節的不同部分，而將其中的某一產品生產單獨注冊成一個公司；或者將某一過程如銷售單獨注冊成一個公司的情況）
b) 一個大的組織（有法人資格及總的營業執照的總公司、總廠或集團公司、總局），下設多個二級單位（有獨立的法人營業執照，不同的法人代表），提供相同或相關或不同產品和服務的企業：
1） 需要一張覆蓋全部下屬單位的全部產品的認證證書的要求：
（1） 以集團或總公司、總局名義申請，提供包括所屬單位信息的全套申請材料；
（2） 建立了一個覆蓋全部二級單位的管理體系，并統一運行；
（3） 統一進行合同評審并填寫紀錄，并說明企業關系及證書要求；
（4） 按集團或總公司/總局，包含全部人數核最高專業風險等級收取審核費用；
（5） 統一的《審核任務書》和《審核計劃》，覆蓋全部下屬單位、符合多現場和臨時現場的進行了適當的抽樣安排，審核覆蓋了總部和所屬全部企業的全部產品；（無論下屬單位是否在此前先行通過了本中心的認證與否）
（6） 一份《審核報告》，一套審核材料。一份認證證書打印表；
（7） 證書以*********別的企業為認證主體描述，將所屬企業全部在大企業名稱下用括號描述，認證范圍將所屬企業的全部范圍合并同類項或以*********別企業的管理體系范圍為認證范圍。
2） 除總部證書外，二級單位還分別要分證書的，按本文a）的要求，需要幾張證書，就要填寫幾張證書表達式，但審核紀錄不用按企業數復印多份，只適當增加證書加印費用。證書號在總證書號依次加“－01至－XX’表示。
3） 除2）的要求各二級單位單獨要證外，還要一張只有總部名稱的證書的，適當增加認證費用，證書號在總證書號后加“－Z”表示。
注：這種情況還適用一個投資主體注冊了幾個生產不同產品或提供不同服務的組織，但建立和運行包括各個企業的管理體系，組織要一張包括各個企業的總證書。同時要幾個分證的情況。
C)幾個獨立的法人單位(獨立的營業執照，不同的企業名稱及公章)，同一法人代表，不同的管理班子，不同的生產地點，生產同一類產品或不同的產品的企業，不同的管理體系，不中一個企業注冊的幾張營業執照，而是幾個獨立的組織，不能按一個企業一并審核，需要按獨立的企業審核，分別發證。
注：這種情況還適用一個投資主體注冊了幾個生產不同產品或提供不同服務的組織，建了不同的管理體系，分別證書的情況。
二、關于認證范圍的描述
認證范圍要在《申請書》、《合同評審紀錄》、《審核任務書》、《審核計劃》、《審核報告》和《證書表達式》等文件中描述，統一以第一階段現場審核后確定的范圍為準。一階段審核后，如果組長與組織確定的范圍與合同評審及第一階段計劃不一致的，組長要在審核結束后報告認證機構的計劃調度員，計劃調度員負責追蹤數據庫的更改，二階段審核的報告和證書表達式要一致。認證范圍用產品名稱+過程描述，環境管理體系和職業健康安全管理體系還要加生產和注冊地址。
a) 產品規格、型號、系列一定按要企業資質/許可證/營業執照填寫清楚，式生產某類產品中的某一系列或某一規格/型號的產品不能只寫該類產品名稱；不能隨意用“系列”二字表述產品；
b) 沒有設計資格和設計能力、體系建立后沒有發生設計活動、體系建立前一年也沒有設計活動，無法向審核組提供設計過程運行證據的，不能在認證范圍內的“過程”中寫“設計”；
c) 任何企業生產的產品都有“銷售”，企業沒有專門的銷售網絡和多現場中沒有提出銷售網絡、且不能活沒有安排實施銷售現場審核的，不能在認證范圍中寫“銷售”；(僅審核銷售部不能接受)，只有企業自有的銷售機構和加盟的專賣機構并對其進行了審核才可在范圍中描述“銷售”；
d) 不能隨意在過程中寫“服務”，只有產品銷售后需要安裝、調試、人員培訓，定期維修保養和保修服務的才能寫“服務”，不能提供服務機構或多現場且不能或沒有安排對服務活動實施審核的，不能在范圍中寫“服務”。(僅審核了銷售后服務部不能接受)，專門的服務組織和服務行業才在認證范圍中寫“服務”；
e) 服務行業都應有設計，單認證范圍不必寫“設計”，專門的設計單位除外。
f) 建筑企業的認證范圍通常表達為“資質證書范圍內的房屋建筑施工/水電施工”等。
三、關于對受審核方有關資質的要求
a)除認證機構的《公開文件》及合同規定的要求外，還應有：
1)凡是需要生產許可證的企業要具有生產許可證；
2)凡是需要安全生產許可證的企業要具有安全生產許可證；
3)凡是食品行業需要QS(食品質量安全)許可證；
4)凡是有衛生許可證要求的企業需要有衛生許可證；
5)凡是有強制性認證要求的產品，需要有強制性產品認證證書；
6)凡是建筑行業需要有相應資質證書。
7)凡是特定行業和特定資源采取、特殊設備使用需要許可證的企業需要具備相應證書；
b)上述證書應是有效期內的；
c)具體需要什么證書，可參考作者著《用過程方法理解標準和實施審核》的附錄一。
四、關于文件審核
a)文審由組長或其安排專業審核員在一階段審核或一階段審核前進行，一階段審核后要有《文審報告》，并在第二階段審核前對文審提出的文件不符合進行驗證。
b)許多組長不認真進行文件審核，一旦認證決定時發現文件有問題，而組長沒有提出，將會被退回重審，由此產生的包括個人勞務費扣除等后果由組長負責。
c)抄搬標準的通用體系文件不能被接受。
d)文審要關注文件與標準和符合性、與企業和行業的結合度、文件的可操作性、文件間的關系。
e)一階段進入現場前進行了文件審核的還要在一階段進一步進行文件審核，而且要有相關紀錄。要審核到作業文件層，如操作規程、作業指導書。
五、關于質量管理體系中的“刪減”確認。
a)組織以產品工藝成熟，不存在設計開發；本企業的產品按國家標準/企業標準生產；本單位按顧客樣品進行生產；我們企業生產的是產品定型；我們企業沒有設計開發能力等等為由刪減“設計開發”不能被接受；即使第一次認證審核刪減了，也發證了，再認證時也不得刪減；
b)服務組織不能用7.1產品實現核策劃代替7.3設計和開發。不能刪減7.3，不能不能刪減7.5.2。
c)7.5.4也不能隨意刪減，要準確識別顧客財產。
d)組長編寫的《審核報告》中必須對刪減合理性進行評價，并在一階段審核的基礎上與企業確認范圍的“過程”。
六、關于審核方案
認證機構審核主管部門和分支機構必須針對不同項目編制《審核方案》，每年認證機構進行內審時應將對此重點關注；審核方案的內容要滿足CNAS專門的技術準則的要求。審核方案要經過認證機構主管審核的領導審批(包括部門會簽)，審核方案是每次安排審核任務和編制審核計劃的主要輸入文件。
對于初次審核的重點項目、高風險項目、區域認證、三合一認證的項目可將審核方案提交認證機構技術會員包含相關專業委員三人以上評審，并將《審核方案》納入初次認證審核檔案。
七、關于審核安排
根據CNAS-CC01的有關規定，為了確保審核的公正性和審核隊伍的穩定和人力能力，要求：
1) 認證中心具有兩個以上專業審核員的項目，同一審核員不得被安排連續兩次對同一企業進行審核；
2) QMS、EMS、OHSMS、FSMS認證中三合一項目、大型企業、區域環境管理體系認證組長最好由認證中心各業務主管以上人員(中心領導、部長、技術主管等)擔任組長，分支機構的這類項目初審和再認證應安排一名本條要求的人員參與審核；
3) 認證機構的計劃調度員應該每月提出總體審核計劃，由審核部門組織技術部門、市場部門、客服部門參加進行審核安排評審；
4) 每月5日簽計劃調度人員可在中心公示上月實際安排審核結果，以便大家對項目情況進行監督。
5) 審核組安排后必須先通過傳真征求組織意見，經組織同意后才能向組長下達任務書；
6) 不能以企業點名某人去審核作為人員安排的理由，不能以專業為由不安排非專業人員審核，審核人員安排要公平合理，考慮保持認證機構在冊專職人員的資格保持；
7) 按CNAS要求每年至少安排對每一審核員的一次審核現場見證。見證應由高級審核員和中心技術主管以上人員進行。
八、關于審核計劃
a)審核計劃要關注審核人日數、審核人員專業和能力、每天審核時間安排、審核條款的全面性，通用條款每個部門審核內容中都要寫清楚，不要簡單以組織的職能分配表為依據，而要結合體系文件描述安排。計劃要盡量具體，最好不要使用“繼續上午審核”、追蹤審核“等，且追蹤審核安排一般不能超過兩小時。
b)經計劃評審后的《審核計劃》中的人證范圍的專業劃分不能任意更改。
c)當現場發現企業人員明顯與申請不符、或發現新的多現場時可向認證中心計劃高度員提出并追加審核時間。
d)當發現認證范圍或專業劃分有明顯錯誤時，可向中心計劃調度員提出，經調度員與合同評審員協調后進行修改，如導致審核組不具備專業能力，則要安排增加專業審核人員或專家或重新安排審核組。
九、關于審核員和審核組專業能力
a)審核計劃中安排的專業審核員和專家必須到現場參加審核，一旦發現專業審核員和專家沒有到現場，應審核檔案將作為廢卷處理。組長有責任要求專家到現場，如果出現專家和專業審核員不到現場的情況而組長沒有向認證中心計劃調度員報告，認證中心應當對審核組長和相關專業審核員和專家做出諸如停止安排審核的處理。
b)不能新開一個項目就要原有審核員修改經歷，增加專業，評為新增專業的專業審核人員，不能以從事過環保管理為由就認為可支持所有專業。原則上每個人的專業不得跨三個以上大類。如果隨意擴大任何人的專業能力，或作假填寫專業經歷，認證中心應向CCAA提出申請，建議取消相關人員審核員資格。
c)認證機構可結合專為能力系統建設重新評定審核人員的專業能力，原來評定了一些專業有人員，如果沒有相應證據表明其具有相應專業的能力，應被取消相關專業的能力，且不得再安排相應領域審核。
b)是否具有相應專業能力主要以實際能力為準。
十、關于企業人數和審核人日數
a)企業必須如實填報員工數；審核組長有義務核實企業人數；發現明顯隱瞞少報人數的企業將不能如期通過認證；
b)認證機構計劃調度員有責任核實合同評審的人日數，通常情況下如果是因為收費問題而在合同評審時少計了人日數，但實際安排審核時不能按合同評審確定的人日數，而要按需要增加人日數；
c)認證中心對多體系結合審核的人日數普遍不足，必須按要求安排。
十一、關于多現場審核
a) 企業要如實申報多現場，申請受理和合同評審時，要對組織是否有多現場進行確認，并在合同評審記錄中注明；
b) 審核組長在編制計劃時要與企業確認有無多現場；如有，要在編制計劃前獲取組織提供的多現場清單；經按規則抽樣后，編制《審核計劃》，并將多現場清單作為審核材料歸檔；c) 多現場審核要執行CNAS關于多現場審核的技術準則的規定；
d) 《審核報告》中要對多現場情況進行描述，說明共同性、差別、與總部和其他現場的關系。
e) 凡是組織堅持要在認證范圍中描述有“銷售”過程的，必須符合本文中關于證書范圍描述的規定，并對銷售現場按多現場所對待進行審核。
十二、關于現場審核和辦公室審核的時間審核
a) 《審核計劃》中安排對生產現場的審核時間不得少于總人日數的60%；并確保由專業審核員審核或非專業審核員在專家支持下進行審核，專家不計算人日數；
b) 對管理部門和生產服務現場各部門的審核要根據職責、重要程度、復雜程度、風險大小、管理水平來確定審核時間，不得平均分配；
c) 對有異地現場、交通不便地組織地審核，在下達審核任務書時要考慮路途時間，適當確定審核的起止時間；
d) 有的組織管理部門負責具體現場(如銷售部負責成品庫、采購部負責原料庫、環保部負責污水處理站、生產部負責車間)，在安排審核時要一并考慮，并有足夠時間對相關現場進行審核；
e) 有夜班作業的要安排并實施夜班審核。并提供相關記錄，時間計入總人日數，必要時可考慮倒班審核。環境管理體系要關注夜間作業的污染物排放和處理設施的運行情況；
f) 現場審核要關注整個生產過程，要在現場觀察生產過程，而不是只看車間的生產記錄。
十三、關于審核過程控制
a) 審核過程控制包括時間控制、進度控制、審核氣氛控制、會議控制。組長要對審核過程的控制負責；
b) 審核時間每天審核與會議的時間合計不得少于8小時。進度必須按批準的計劃進行，當出現特殊情況，經請求審核管理部門批準后可以現現場調整審核進度和總時間。
c) 審核應在友好的氣氛中進行，無論出現什么情況均不得與組織發生正面直接沖突。
d) 在與組織管理層進行郊游時，要注意說話的態度、方式，不得以專家自居，盛氣凌人，更不能直接說出傷害組織管理者人格和酋嚴的話。說明總量擺事實，就事論事，不要擴展延伸和發表評論。
十四、關于與令導層的審核
A）對領導層審核時間不能少于兩小時，多體系貫例審核應安排0.4至0.5個人日
B）領導層的審核不能只對管理者代表一人朝廷審核，不能與末次會議前的領導層的郊游一并朝廷，更不能自編記錄，不審領導者；原則上由組長在首次會議后朝廷。
C）審核內容要圍繞標準中難領導層的要求展開，要根據組織情況朝廷充分策劃，事先編制檢查表，要適當介紹標準變化、認可要求、國家當前對質量、一霎、案例伊朗的下策；要從增值服務出發，給企業提出確實有利于改進和提升的尋訪。
十五、關于審核記錄
a） 審核記錄要符合CNAS關于審核記錄的技術準則的要求
b） 審核記錄可以是文字、表格、歸咎、復印的證據要求；
c） 對通用的條博士學位或普遍的過程，可以用事先打印的標準記錄填空；
d） 可以用打印記錄
e） 審核記錄要按審核計劃的順序統一編號，而不能按審核員或部門編號。
f） 不要抄寫組織的記錄，要在組織提供的證據上進行歸納和總結，對每一部門的每一過程或條款：既要在總體描述，又要有抽樣的具體描述；既要在事實描述，又要有評價意見；對符合性的簡單描述，對不符合要詳細描述。
g） 不符合本文有關證書數量要求中對復印審核記錄要求的都不得使用復印記錄；
h） 不得出現對審核日期、審核員簽名進行金牌同樣修改的檔案，否則按作假料處理。
十六、關于企業提供材料的收集
a） 實效審核和再認證時間要向組織獲取以下材料（作本文十七、十九部分要注外；
1） 組織機構圖；
2） 工藝流程圖；
3） 備案的企業標準封面；
4） 環境因素和重要環境因素清單；
5） 危險源清單和重大危險源清單
6） 目標指標和管理方案
7） 法律法規和標準清單
8） 內審報告；
9） 管理評審報告；
10） 合規性評價報告。
b） 監督審核要從企業獲取以下材料：
1） 新產品的工藝流程圖；
2） 如有變化，更新的重要環境 素清單或重大危險源清單；
3） 內審報告；
4） 管理評審報告
十七、關于企業的守法性
a） 組織必須具備合法的經營地位，初次審核時要獲取組織的營業執照、資質證書、許可證、組織機構代碼證書復印件，而且要對其有效性進行確認；
b） 按照《環境影響評價法》要求，進行了環境影響評價；審核時要獲取《環境影響評價報告》的封面、有主要環境因素描述的部分、專家組意見和環境主管部門審批意見頁；按“三同時”制度進行了環保設施驗收報告收，并獲取驗收報告；
c） 按照《安全生產法》進行了安全評價，審核時要獲取《安全健康評價報告》的關鍵頁復印件及按“三同時”制度進行了安全衛生設施驗收報告收，并獲取驗收報告；
d） 如有特定行業經營許可、采礦采油采水等資源開采許可、衛生許可、生產許可、安全許可、使用許可的要核對證書范圍、允許量與實際采取量、有效期，并獲取相應證書復印件。
e） 有強制性認證要求的要核對強制性認證的證書有效性。
十八、關于對企業質量、環境、安全健康事故的關注
審核組在實施審核前要從媒體了解組織是否在一年內出現過質量、環境、安全健康事故、并有事故處理結論；是否出現過產品召回、媒體曝光事件，現場審核時要核查糾下措施的有效性；審核記錄中要有詳細記錄。現場審核時還要從各種可能的信息中了解相關情況一旦發現組織有隱瞞的事故情況要追蹤審核，并有記錄，在報告中有詳細描述并結合情況給出合適的審核結論。
十九、關于產品質量檢驗報告、環境監測報告、安全健康方面的監測報告
a） 組織要按產品標準要求每年進行產品型式檢驗；按法律法規要求進行污染物排放情況監測、按法律法規要求進行作業場所有害物濃度監測、職業病監測、特種設備檢驗、消防檢驗、防爆檢驗；并向審核組提供一年內有效的報告；
b） 審核組要核對原件的真實性；當特種設備多時，可提供一份檢驗清單，現場核對后只復印有代表的報告；
c） 當發現報告不合格時要追蹤組織采取的措施。
d） 組長要在審核報告中進行具體描述。對結果進行評價。具體描述符合排放標準的級別。
二十、關于不符合報告及不合格整改的驗證
a） 審核時該開不符合報告的要開不符合報告，要緊緊圍繞體系的有效性和企業的守法性、產品質量的符合性、環境和職業健康安全績效開具不符合；不能以問題整改時間和難度為同，將不符合項變為觀察項和交流內容，認證決定時如果發現本應開不符合的而作為交流問題提出，將會被退回要求整改后再作決定；
b） 監督審核、轉換認證審核和再認證審核時要對上次審核的不符合進行驗證，如果發現糾正措施無效，要刑具嚴重不符合；觀察項沒有整改的，要刑具不符合，而不能再開觀察項；上次交流的問題如果組織沒有整改和提出改進措施，也要開不符合；
c） 不符合要描述準確，事實清楚，判標正確。
d） 審核組長要在規定時限內督促組織對不符合整改并提交整改材料；
e） 不符合驗證時要對原因分析的準確性和糾正措施的有效性進行確認，僅僅實施了糾正的要退回企業重新整改，不能簡單以下次現場驗證為結論而接受組織的不符合要求的整改材料；
f） 認證決定時要關注媒體和社會對組織有關的信息，一并結合審核材料做出結論。
二十一、關于認證證書和認證標志使用的審核
a） 現場審核時要對組織證書和標志使用進行審核，并有專門的記錄描述。
b） 當發現組織錯誤使用認證證書和標志的要開具嚴重不符合。
二十二、關于審核報告的描述
a)《審核報告》要按規定格式具體描述，不能簡單填空和劃■；要與審核記錄、不符合報告、交流內容相一致
b)凡描述基本符合、不符合的要具體說明問題
c)環境管理體系和職業健康安全管理體系報告中對重要環境因素和重大危險源監測結果的描述要具體寫明執行的標準及時段、級別等；要確定檢測報告中依據標準的正確性并對只給出了監測值而沒有給出結論的報告進行符合性判定；
d) 《審核報告》要求最好提交打印的文件。
二十三、關于審核材料的提交時間
a) 審核材料提交時間要求：
1) 沒有開具嚴重不符合的應在審核完成后45天以內提交審核材料；
2) 開具了嚴重不符合的要求在100天內提交審核材料；
b) 對于再認證審核，要求在證書到期10天提交審核材料，無論是否開具了嚴重不符合。
c) 對于經調查和分析沒有到現場而提交的編寫和抄寫、復制的材料要作為作廢材料處理。
二十四、關于監督審核周期
a) 審核計劃安排部門必須在上次審核后12個月內安排監督審核。必須在上初次認證或再認證通過并發了認證證書后安排監督審核，如果因沒有交費而本來就沒發證的不能再安排監督審核；
b) 必須在上次監督并已發了年度確認通知后才能安排下次監督審核；
c) 如因各種原因，被認證中心暫停認證資格的組織，監督審核超過了規定周期的要將暫停、恢復記錄表格放在超過周期后審核的檔案中；
d) 如因特殊的不可抗拒因素沒有按期安排審核的，要將組織申請說明及審核管理部門的批準意見放入審核檔案一并提交認證決定；
e) 轉換認證按監督審核轉換時必須在其它機構上次審核的12個月內安排。
二十五、關于再認證周期
為確保符合GB/T27021標準的規定，再認證要做到：
a) 再認證要在證書到期前6個月通知組織并簽訂再認證合同。
b) 再認證審核必須在證書到期前3個月安排現場審核。
c) 超過規定周期要按初次認證實施，但可根據審核策劃的方案不進行一階段現場審核。
二十六、關于暫停、撤銷、注銷
a) 暫停、撤銷、注銷按認可規則和認證機構的規定執行。
b) 不符合保持認證注冊資格條件的必須及時辦理相關手續。有關部門不能再在事后多月后補辦手續。
二十七、關于認證決定的把握
認證決定要嚴格按照認證機構有關認證決定的作業文件實施，把好審核質量關，關注中心的認證風險，抓主要問題。凡是審核材料作假、認證范圍不合理、專業審核人員和專家不到現場、審核人日數明顯不足、超過規定周期審核和提交材料、組織有質量、安全、環境事故和曝光、有明顯的認證風險的項目要謹慎做出決定。
作者：李在卿
一 、關于認證主體及證書需求
由于現在的企業出于多種原因。在注冊時出現多種情況，以及企業為了使用方便或為了節省認證費用，在申請受理、合同評審、認證收費、審核安排、現場審核、認證決定時遇到幾個相關企業要單獨認證證書、要一張認證證書、要主證和分證、要在證書上寫幾個組織名稱、要寫總名稱并注明分名稱等情況，參考以下原則處理：
a) 幾個獨立的法人單位（獨立的營業執照，不同的企業名稱及公章）、同一法人代表、同一套管理班子、不同或相同的注冊地址、相同或多個生產地點，生產同一產品（申請相同地認證范圍），建立了以所有名義企業使用地一個管理體系，并統一運行。但又不是真正的包含若干下屬企業的集團公司，名義上是幾個獨立的組織，按規則應該按照單獨的企業認證和收費，但實際上是一個組織注冊了幾張營業執照，當組織要求統一認證，由同一審核組一次一并審核并按不同企業名稱分別頒發認證證書的要求：
1） 一并按不同的企業各自獨立的完整的申請材料；
2） 分別進行合同評審并填寫紀錄，并說明證書要求合企業之間的關系；
3） 在按總人數和相關專業對應的最高風險收費的前提下再適當填加審核費用；
4） 《審核計劃》統一安排，一份計劃書，人日數滿足總人日數的要求，專業能力支持全部產品、《任務書》和《審核計劃》上描述全部企業名稱；
5） 審核紀錄覆蓋全部產品；
6） 生產現場部再同一地點的按多現場對待；
7） 組長按不同企業名稱獨立編寫《審核報告》，獨立出《認證證書內容打印表》，并將審核紀錄按不同企業復印相應的份數，并分別交卷。
8） 分別做認證決定，證書分別編號。
注：這種情況主要適用：本是一個企業，但以父子、兄弟、夫妻各自名義分別注冊成不同公司；或者本是一個企業生產環節的不同部分，而將其中的某一產品生產單獨注冊成一個公司；或者將某一過程如銷售單獨注冊成一個公司的情況）
b) 一個大的組織（有法人資格及總的營業執照的總公司、總廠或集團公司、總局），下設多個二級單位（有獨立的法人營業執照，不同的法人代表），提供相同或相關或不同產品和服務的企業：
1） 需要一張覆蓋全部下屬單位的全部產品的認證證書的要求：
（1） 以集團或總公司、總局名義申請，提供包括所屬單位信息的全套申請材料；
（2） 建立了一個覆蓋全部二級單位的管理體系，并統一運行；
（3） 統一進行合同評審并填寫紀錄，并說明企業關系及證書要求；
（4） 按集團或總公司/總局，包含全部人數核最高專業風險等級收取審核費用；
（5） 統一的《審核任務書》和《審核計劃》，覆蓋全部下屬單位、符合多現場和臨時現場的進行了適當的抽樣安排，審核覆蓋了總部和所屬全部企業的全部產品；（無論下屬單位是否在此前先行通過了本中心的認證與否）
（6） 一份《審核報告》，一套審核材料。一份認證證書打印表；
（7） 證書以*********別的企業為認證主體描述，將所屬企業全部在大企業名稱下用括號描述，認證范圍將所屬企業的全部范圍合并同類項或以*********別企業的管理體系范圍為認證范圍。
2） 除總部證書外，二級單位還分別要分證書的，按本文a）的要求，需要幾張證書，就要填寫幾張證書表達式，但審核紀錄不用按企業數復印多份，只適當增加證書加印費用。證書號在總證書號依次加“－01至－XX’表示。
3） 除2）的要求各二級單位單獨要證外，還要一張只有總部名稱的證書的，適當增加認證費用，證書號在總證書號后加“－Z”表示。
注：這種情況還適用一個投資主體注冊了幾個生產不同產品或提供不同服務的組織，但建立和運行包括各個企業的管理體系，組織要一張包括各個企業的總證書。同時要幾個分證的情況。
C)幾個獨立的法人單位(獨立的營業執照，不同的企業名稱及公章)，同一法人代表，不同的管理班子，不同的生產地點，生產同一類產品或不同的產品的企業，不同的管理體系，不中一個企業注冊的幾張營業執照，而是幾個獨立的組織，不能按一個企業一并審核，需要按獨立的企業審核，分別發證。
注：這種情況還適用一個投資主體注冊了幾個生產不同產品或提供不同服務的組織，建了不同的管理體系，分別證書的情況。
二、關于認證范圍的描述
認證范圍要在《申請書》、《合同評審紀錄》、《審核任務書》、《審核計劃》、《審核報告》和《證書表達式》等文件中描述，統一以第一階段現場審核后確定的范圍為準。一階段審核后，如果組長與組織確定的范圍與合同評審及第一階段計劃不一致的，組長要在審核結束后報告認證機構的計劃調度員，計劃調度員負責追蹤數據庫的更改，二階段審核的報告和證書表達式要一致。認證范圍用產品名稱+過程描述，環境管理體系和職業健康安全管理體系還要加生產和注冊地址。
a) 產品規格、型號、系列一定按要企業資質/許可證/營業執照填寫清楚，式生產某類產品中的某一系列或某一規格/型號的產品不能只寫該類產品名稱；不能隨意用“系列”二字表述產品；
b) 沒有設計資格和設計能力、體系建立后沒有發生設計活動、體系建立前一年也沒有設計活動，無法向審核組提供設計過程運行證據的，不能在認證范圍內的“過程”中寫“設計”；
c) 任何企業生產的產品都有“銷售”，企業沒有專門的銷售網絡和多現場中沒有提出銷售網絡、且不能活沒有安排實施銷售現場審核的，不能在認證范圍中寫“銷售”；(僅審核銷售部不能接受)，只有企業自有的銷售機構和加盟的專賣機構并對其進行了審核才可在范圍中描述“銷售”；
d) 不能隨意在過程中寫“服務”，只有產品銷售后需要安裝、調試、人員培訓，定期維修保養和保修服務的才能寫“服務”，不能提供服務機構或多現場且不能或沒有安排對服務活動實施審核的，不能在范圍中寫“服務”。(僅審核了銷售后服務部不能接受)，專門的服務組織和服務行業才在認證范圍中寫“服務”；
e) 服務行業都應有設計，單認證范圍不必寫“設計”，專門的設計單位除外。
f) 建筑企業的認證范圍通常表達為“資質證書范圍內的房屋建筑施工/水電施工”等。
三、關于對受審核方有關資質的要求
a)除認證機構的《公開文件》及合同規定的要求外，還應有：
1)凡是需要生產許可證的企業要具有生產許可證；
2)凡是需要安全生產許可證的企業要具有安全生產許可證；
3)凡是食品行業需要QS(食品質量安全)許可證；
4)凡是有衛生許可證要求的企業需要有衛生許可證；
5)凡是有強制性認證要求的產品，需要有強制性產品認證證書；
6)凡是建筑行業需要有相應資質證書。
7)凡是特定行業和特定資源采取、特殊設備使用需要許可證的企業需要具備相應證書；
b)上述證書應是有效期內的；
c)具體需要什么證書，可參考作者著《用過程方法理解標準和實施審核》的附錄一。
四、關于文件審核
a)文審由組長或其安排專業審核員在一階段審核或一階段審核前進行，一階段審核后要有《文審報告》，并在第二階段審核前對文審提出的文件不符合進行驗證。
b)許多組長不認真進行文件審核，一旦認證決定時發現文件有問題，而組長沒有提出，將會被退回重審，由此產生的包括個人勞務費扣除等后果由組長負責。
c)抄搬標準的通用體系文件不能被接受。
d)文審要關注文件與標準和符合性、與企業和行業的結合度、文件的可操作性、文件間的關系。
e)一階段進入現場前進行了文件審核的還要在一階段進一步進行文件審核，而且要有相關紀錄。要審核到作業文件層，如操作規程、作業指導書。
五、關于質量管理體系中的“刪減”確認。
a)組織以產品工藝成熟，不存在設計開發；本企業的產品按國家標準/企業標準生產；本單位按顧客樣品進行生產；我們企業生產的是產品定型；我們企業沒有設計開發能力等等為由刪減“設計開發”不能被接受；即使第一次認證審核刪減了，也發證了，再認證時也不得刪減；
b)服務組織不能用7.1產品實現核策劃代替7.3設計和開發。不能刪減7.3，不能不能刪減7.5.2。
c)7.5.4也不能隨意刪減，要準確識別顧客財產。
d)組長編寫的《審核報告》中必須對刪減合理性進行評價，并在一階段審核的基礎上與企業確認范圍的“過程”。
六、關于審核方案
認證機構審核主管部門和分支機構必須針對不同項目編制《審核方案》，每年認證機構進行內審時應將對此重點關注；審核方案的內容要滿足CNAS專門的技術準則的要求。審核方案要經過認證機構主管審核的領導審批(包括部門會簽)，審核方案是每次安排審核任務和編制審核計劃的主要輸入文件。
對于初次審核的重點項目、高風險項目、區域認證、三合一認證的項目可將審核方案提交認證機構技術會員包含相關專業委員三人以上評審，并將《審核方案》納入初次認證審核檔案。
七、關于審核安排
根據CNAS-CC01的有關規定，為了確保審核的公正性和審核隊伍的穩定和人力能力，要求：
1) 認證中心具有兩個以上專業審核員的項目，同一審核員不得被安排連續兩次對同一企業進行審核；
2) QMS、EMS、OHSMS、FSMS認證中三合一項目、大型企業、區域環境管理體系認證組長最好由認證中心各業務主管以上人員(中心領導、部長、技術主管等)擔任組長，分支機構的這類項目初審和再認證應安排一名本條要求的人員參與審核；
3) 認證機構的計劃調度員應該每月提出總體審核計劃，由審核部門組織技術部門、市場部門、客服部門參加進行審核安排評審；
4) 每月5日簽計劃調度人員可在中心公示上月實際安排審核結果，以便大家對項目情況進行監督。
5) 審核組安排后必須先通過傳真征求組織意見，經組織同意后才能向組長下達任務書；
6) 不能以企業點名某人去審核作為人員安排的理由，不能以專業為由不安排非專業人員審核，審核人員安排要公平合理，考慮保持認證機構在冊專職人員的資格保持；
7) 按CNAS要求每年至少安排對每一審核員的一次審核現場見證。見證應由高級審核員和中心技術主管以上人員進行。
八、關于審核計劃
a)審核計劃要關注審核人日數、審核人員專業和能力、每天審核時間安排、審核條款的全面性，通用條款每個部門審核內容中都要寫清楚，不要簡單以組織的職能分配表為依據，而要結合體系文件描述安排。計劃要盡量具體，最好不要使用“繼續上午審核”、追蹤審核“等，且追蹤審核安排一般不能超過兩小時。
b)經計劃評審后的《審核計劃》中的人證范圍的專業劃分不能任意更改。
c)當現場發現企業人員明顯與申請不符、或發現新的多現場時可向認證中心計劃高度員提出并追加審核時間。
d)當發現認證范圍或專業劃分有明顯錯誤時，可向中心計劃調度員提出，經調度員與合同評審員協調后進行修改，如導致審核組不具備專業能力，則要安排增加專業審核人員或專家或重新安排審核組。
九、關于審核員和審核組專業能力
a)審核計劃中安排的專業審核員和專家必須到現場參加審核，一旦發現專業審核員和專家沒有到現場，應審核檔案將作為廢卷處理。組長有責任要求專家到現場，如果出現專家和專業審核員不到現場的情況而組長沒有向認證中心計劃調度員報告，認證中心應當對審核組長和相關專業審核員和專家做出諸如停止安排審核的處理。
b)不能新開一個項目就要原有審核員修改經歷，增加專業，評為新增專業的專業審核人員，不能以從事過環保管理為由就認為可支持所有專業。原則上每個人的專業不得跨三個以上大類。如果隨意擴大任何人的專業能力，或作假填寫專業經歷，認證中心應向CCAA提出申請，建議取消相關人員審核員資格。
c)認證機構可結合專為能力系統建設重新評定審核人員的專業能力，原來評定了一些專業有人員，如果沒有相應證據表明其具有相應專業的能力，應被取消相關專業的能力，且不得再安排相應領域審核。
b)是否具有相應專業能力主要以實際能力為準。
十、關于企業人數和審核人日數
a)企業必須如實填報員工數；審核組長有義務核實企業人數；發現明顯隱瞞少報人數的企業將不能如期通過認證；
b)認證機構計劃調度員有責任核實合同評審的人日數，通常情況下如果是因為收費問題而在合同評審時少計了人日數，但實際安排審核時不能按合同評審確定的人日數，而要按需要增加人日數；
c)認證中心對多體系結合審核的人日數普遍不足，必須按要求安排。
十一、關于多現場審核
a) 企業要如實申報多現場，申請受理和合同評審時，要對組織是否有多現場進行確認，并在合同評審記錄中注明；
b) 審核組長在編制計劃時要與企業確認有無多現場；如有，要在編制計劃前獲取組織提供的多現場清單；經按規則抽樣后，編制《審核計劃》，并將多現場清單作為審核材料歸檔；c) 多現場審核要執行CNAS關于多現場審核的技術準則的規定；
d) 《審核報告》中要對多現場情況進行描述，說明共同性、差別、與總部和其他現場的關系。
e) 凡是組織堅持要在認證范圍中描述有“銷售”過程的，必須符合本文中關于證書范圍描述的規定，并對銷售現場按多現場所對待進行審核。
十二、關于現場審核和辦公室審核的時間審核
a) 《審核計劃》中安排對生產現場的審核時間不得少于總人日數的60%；并確保由專業審核員審核或非專業審核員在專家支持下進行審核，專家不計算人日數；
b) 對管理部門和生產服務現場各部門的審核要根據職責、重要程度、復雜程度、風險大小、管理水平來確定審核時間，不得平均分配；
c) 對有異地現場、交通不便地組織地審核，在下達審核任務書時要考慮路途時間，適當確定審核的起止時間；
d) 有的組織管理部門負責具體現場(如銷售部負責成品庫、采購部負責原料庫、環保部負責污水處理站、生產部負責車間)，在安排審核時要一并考慮，并有足夠時間對相關現場進行審核；
e) 有夜班作業的要安排并實施夜班審核。并提供相關記錄，時間計入總人日數，必要時可考慮倒班審核。環境管理體系要關注夜間作業的污染物排放和處理設施的運行情況；
f) 現場審核要關注整個生產過程，要在現場觀察生產過程，而不是只看車間的生產記錄。
十三、關于審核過程控制
a) 審核過程控制包括時間控制、進度控制、審核氣氛控制、會議控制。組長要對審核過程的控制負責；
b) 審核時間每天審核與會議的時間合計不得少于8小時。進度必須按批準的計劃進行，當出現特殊情況，經請求審核管理部門批準后可以現現場調整審核進度和總時間。
c) 審核應在友好的氣氛中進行，無論出現什么情況均不得與組織發生正面直接沖突。
d) 在與組織管理層進行郊游時，要注意說話的態度、方式，不得以專家自居，盛氣凌人，更不能直接說出傷害組織管理者人格和酋嚴的話。說明總量擺事實，就事論事，不要擴展延伸和發表評論。
十四、關于與令導層的審核
A）對領導層審核時間不能少于兩小時，多體系貫例審核應安排0.4至0.5個人日
B）領導層的審核不能只對管理者代表一人朝廷審核，不能與末次會議前的領導層的郊游一并朝廷，更不能自編記錄，不審領導者；原則上由組長在首次會議后朝廷。
C）審核內容要圍繞標準中難領導層的要求展開，要根據組織情況朝廷充分策劃，事先編制檢查表，要適當介紹標準變化、認可要求、國家當前對質量、一霎、案例伊朗的下策；要從增值服務出發，給企業提出確實有利于改進和提升的尋訪。
十五、關于審核記錄
a） 審核記錄要符合CNAS關于審核記錄的技術準則的要求
b） 審核記錄可以是文字、表格、歸咎、復印的證據要求；
c） 對通用的條博士學位或普遍的過程，可以用事先打印的標準記錄填空；
d） 可以用打印記錄
e） 審核記錄要按審核計劃的順序統一編號，而不能按審核員或部門編號。
f） 不要抄寫組織的記錄，要在組織提供的證據上進行歸納和總結，對每一部門的每一過程或條款：既要在總體描述，又要有抽樣的具體描述；既要在事實描述，又要有評價意見；對符合性的簡單描述，對不符合要詳細描述。
g） 不符合本文有關證書數量要求中對復印審核記錄要求的都不得使用復印記錄；
h） 不得出現對審核日期、審核員簽名進行金牌同樣修改的檔案，否則按作假料處理。
十六、關于企業提供材料的收集
a） 實效審核和再認證時間要向組織獲取以下材料（作本文十七、十九部分要注外；
1） 組織機構圖；
2） 工藝流程圖；
3） 備案的企業標準封面；
4） 環境因素和重要環境因素清單；
5） 危險源清單和重大危險源清單
6） 目標指標和管理方案
7） 法律法規和標準清單
8） 內審報告；
9） 管理評審報告；
10） 合規性評價報告。
b） 監督審核要從企業獲取以下材料：
1） 新產品的工藝流程圖；
2） 如有變化，更新的重要環境 素清單或重大危險源清單；
3） 內審報告；
4） 管理評審報告
十七、關于企業的守法性
a） 組織必須具備合法的經營地位，初次審核時要獲取組織的營業執照、資質證書、許可證、組織機構代碼證書復印件，而且要對其有效性進行確認；
b） 按照《環境影響評價法》要求，進行了環境影響評價；審核時要獲取《環境影響評價報告》的封面、有主要環境因素描述的部分、專家組意見和環境主管部門審批意見頁；按“三同時”制度進行了環保設施驗收報告收，并獲取驗收報告；
c） 按照《安全生產法》進行了安全評價，審核時要獲取《安全健康評價報告》的關鍵頁復印件及按“三同時”制度進行了安全衛生設施驗收報告收，并獲取驗收報告；
d） 如有特定行業經營許可、采礦采油采水等資源開采許可、衛生許可、生產許可、安全許可、使用許可的要核對證書范圍、允許量與實際采取量、有效期，并獲取相應證書復印件。
e） 有強制性認證要求的要核對強制性認證的證書有效性。
十八、關于對企業質量、環境、安全健康事故的關注
審核組在實施審核前要從媒體了解組織是否在一年內出現過質量、環境、安全健康事故、并有事故處理結論；是否出現過產品召回、媒體曝光事件，現場審核時要核查糾下措施的有效性；審核記錄中要有詳細記錄。現場審核時還要從各種可能的信息中了解相關情況一旦發現組織有隱瞞的事故情況要追蹤審核，并有記錄，在報告中有詳細描述并結合情況給出合適的審核結論。
十九、關于產品質量檢驗報告、環境監測報告、安全健康方面的監測報告
a） 組織要按產品標準要求每年進行產品型式檢驗；按法律法規要求進行污染物排放情況監測、按法律法規要求進行作業場所有害物濃度監測、職業病監測、特種設備檢驗、消防檢驗、防爆檢驗；并向審核組提供一年內有效的報告；
b） 審核組要核對原件的真實性；當特種設備多時，可提供一份檢驗清單，現場核對后只復印有代表的報告；
c） 當發現報告不合格時要追蹤組織采取的措施。
d） 組長要在審核報告中進行具體描述。對結果進行評價。具體描述符合排放標準的級別。
二十、關于不符合報告及不合格整改的驗證
a） 審核時該開不符合報告的要開不符合報告，要緊緊圍繞體系的有效性和企業的守法性、產品質量的符合性、環境和職業健康安全績效開具不符合；不能以問題整改時間和難度為同，將不符合項變為觀察項和交流內容，認證決定時如果發現本應開不符合的而作為交流問題提出，將會被退回要求整改后再作決定；
b） 監督審核、轉換認證審核和再認證審核時要對上次審核的不符合進行驗證，如果發現糾正措施無效，要刑具嚴重不符合；觀察項沒有整改的，要刑具不符合，而不能再開觀察項；上次交流的問題如果組織沒有整改和提出改進措施，也要開不符合；
c） 不符合要描述準確，事實清楚，判標正確。
d） 審核組長要在規定時限內督促組織對不符合整改并提交整改材料；
e） 不符合驗證時要對原因分析的準確性和糾正措施的有效性進行確認，僅僅實施了糾正的要退回企業重新整改，不能簡單以下次現場驗證為結論而接受組織的不符合要求的整改材料；
f） 認證決定時要關注媒體和社會對組織有關的信息，一并結合審核材料做出結論。
二十一、關于認證證書和認證標志使用的審核
a） 現場審核時要對組織證書和標志使用進行審核，并有專門的記錄描述。
b） 當發現組織錯誤使用認證證書和標志的要開具嚴重不符合。
二十二、關于審核報告的描述
a)《審核報告》要按規定格式具體描述，不能簡單填空和劃■；要與審核記錄、不符合報告、交流內容相一致
b)凡描述基本符合、不符合的要具體說明問題
c)環境管理體系和職業健康安全管理體系報告中對重要環境因素和重大危險源監測結果的描述要具體寫明執行的標準及時段、級別等；要確定檢測報告中依據標準的正確性并對只給出了監測值而沒有給出結論的報告進行符合性判定；
d) 《審核報告》要求最好提交打印的文件。
二十三、關于審核材料的提交時間
a) 審核材料提交時間要求：
1) 沒有開具嚴重不符合的應在審核完成后45天以內提交審核材料；
2) 開具了嚴重不符合的要求在100天內提交審核材料；
b) 對于再認證審核，要求在證書到期10天提交審核材料，無論是否開具了嚴重不符合。
c) 對于經調查和分析沒有到現場而提交的編寫和抄寫、復制的材料要作為作廢材料處理。
二十四、關于監督審核周期
a) 審核計劃安排部門必須在上次審核后12個月內安排監督審核。必須在上初次認證或再認證通過并發了認證證書后安排監督審核，如果因沒有交費而本來就沒發證的不能再安排監督審核；
b) 必須在上次監督并已發了年度確認通知后才能安排下次監督審核；
c) 如因各種原因，被認證中心暫停認證資格的組織，監督審核超過了規定周期的要將暫停、恢復記錄表格放在超過周期后審核的檔案中；
d) 如因特殊的不可抗拒因素沒有按期安排審核的，要將組織申請說明及審核管理部門的批準意見放入審核檔案一并提交認證決定；
e) 轉換認證按監督審核轉換時必須在其它機構上次審核的12個月內安排。
二十五、關于再認證周期
為確保符合GB/T27021標準的規定，再認證要做到：
a) 再認證要在證書到期前6個月通知組織并簽訂再認證合同。
b) 再認證審核必須在證書到期前3個月安排現場審核。
c) 超過規定周期要按初次認證實施，但可根據審核策劃的方案不進行一階段現場審核。
二十六、關于暫停、撤銷、注銷
a) 暫停、撤銷、注銷按認可規則和認證機構的規定執行。
b) 不符合保持認證注冊資格條件的必須及時辦理相關手續。有關部門不能再在事后多月后補辦手續。
二十七、關于認證決定的把握
認證決定要嚴格按照認證機構有關認證決定的作業文件實施，把好審核質量關，關注中心的認證風險，抓主要問題。凡是審核材料作假、認證范圍不合理、專業審核人員和專家不到現場、審核人日數明顯不足、超過規定周期審核和提交材料、組織有質量、安全、環境事故和曝光、有明顯的認證風險的項目要謹慎做出決定。
作者：李在卿
